Dataskyddsbeskrivning för patientregistret

Ovumia Oy:s dataskyddsbeskrivning för patientregistret

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för patientregistret är Ovumia Oy.

Kontaktuppgifter: Biokatu 12, 33520 Tammerfors, tfn 020 747 9312

Ovumia Tammerfors
Biokatu 12, 33520 Tammerfors
tfn 020 747 9312

Ovumia Helsingfors
Södra kajen 12, 00130 Helsingfors
tfn 020 747 9314

Ovumia Jyväskylä
Väinönkatu 30, 40100 Jyväskylä
tfn 020 747 9313

Ovumia Kuopio
Ajurinkatu 16, 70110 Kuopio
tfn 017 263 1700

2. Kontaktuppgifter i ärenden som gäller patientuppgifter

Ärenden och förfrågningar som gäller begäran om patientuppgifter ska riktas direkt till den klinik där du har fått vård.

För frågor som gäller dataskydd i patientregistret kan du kontakta Ovumias dataskyddsombud:
privacy@ovumia.fi

Ovumia kan vid behov be den registrerade att skriftligen precisera sin begäran, och den registrerades identitet kan vid behov verifieras innan ytterligare åtgärder vidtas.

3. Registerets namn

Registerets namn är Ovumia Oy:s patientregister.

Ovumia upprätthåller separata dataskyddsbeskrivningar för patientuppgifter och kunduppgifter. Dataskyddsbeskrivningen för Ovumias kunduppgifter finns här:
https://www.ovumia.com/sv/fi/dataskyddsbeskrivning/

I denna dataskyddsbeskrivning kallas den fysiska person vars patientuppgifter eller andra personuppgifter behandlas för patient eller registrerad i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

4. Grund för registret och ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av patientuppgifter grundar sig på lag (dataskyddslagen (1050/2018), lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992), förordningen om patienthandlingar (94/2022), lagen om medicinsk forskning (488/1999), lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården (552/2019), lagen om assisterad befruktning (1237/2006) och vävnadslagen (101/2001)) eller på patientens samtycke.

Vid behandlingen följs EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679).
Från och med 1.1.2024 tillämpas även lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023).

Patientregistret har inrättats för Ovumia Oy:s verksamhet. Med hjälp av registret kan Ovumia Oy utföra de uppgifter som hör till undersökning och vård av patienter samt säkerställa spårbarheten av könsceller enligt lagen om assisterad befruktning och vävnadslagen.

Ändamålen med patientregistret är:

organisering av patientens undersökning och vård samt planering, genomförande och uppföljning av vården
säkerställande av säkerhet och spårbarhet för donerade könsceller och patientens egna könsceller
fakturering av patientens vård och undersökningar
patientadministration
användning av patientuppgifter för statistik- och uppföljningsändamål samt utveckling av verksamhetens och tjänsternas kvalitet
myndighetstillsyn och informationsledning
övervakning av verksamheten och utredning av eventuella ersättningsanspråk
eventuell användning för vetenskaplig forskning genom separata avtal
andra användningsändamål enligt lag och samtycken

5. Registerinnehåll

Patientregistret består av patienthandlingar och tekniska register som innehåller:

uppgifter som behövs för att identifiera personen (namn, födelsedatum, personbeteckning, hemkommun, kontaktuppgifter, närstående)
uppgifter som är nödvändiga för fertilitetsbehandling eller annan tjänst som tillhandahålls av Ovumia
uppgifter som uppstår i samband med patientens vård och organiseringen av vården

Registret innehåller även uppgifter om eventuella donationer och grunderna för dessa, vårdpersonal som deltar i behandlingen, tidsbokningar samt samtycken och förbud som patienten har lämnat.

Registerinnehållet omfattar även exempelvis:

uppgifter dokumenterade av psykologer och psykoterapeuter
uppgifter relaterade till fertilitetsbehandlingar (spermaprover, ägg, embryon, graviditeter, förlossningar och barnens hälsa)
journaluppgifter
uppgifter i ultraljudssystemet

6. Regelbundna informationskällor

Patientadministrativa uppgifter samlas in från patienten eller dennes anhöriga.

Uppgifter om hälso- och sjukvård samlas in från undersökningar och behandlingar som genomförs vid Ovumia Oy:s kliniker samt, med patientens samtycke, från andra vårdenheter.

Uppgifter kan även erhållas via Kanta-tjänsterna och med stöd av avtal om köpta tjänster.

7. Lagringstid

Lagringstiderna för patientuppgifter följer vid var tid gällande lagstiftning.

Patienthandlingar sparas som huvudregel minst:

12 år efter patientens död eller
120 år efter patientens födelse

8. Utlämnande av uppgifter

Patientuppgifter är sekretessbelagda. Uppgifter får endast lämnas ut med patientens skriftliga samtycke eller med stöd av lag.

FPA:s Receptcenter
Elektroniska recept lagras hos FPA (www.kanta.fi).

Kanta-arkivet
Patientuppgifter lagras i Kanta-arkivet och kan hanteras via tjänsten Mina Kanta-sidor.

Nationella register
Uppgifter lämnas ut till THL:s register för fertilitetsbehandlingar på det sätt som lagen kräver utan möjlighet att identifiera enskilda personer.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Målet är att uppgifterna lagras inom EU och EES. Om överföringar utanför dessa områden är nödvändiga genomförs de med skyddsåtgärder som uppfyller kraven i dataskyddslagstiftningen.

Ytterligare information lämnas på begäran.

10. Principer för skydd av registret

Patientuppgifter får endast användas av personer som är behöriga att behandla dem utifrån sina arbetsuppgifter. Behörighetsstyrning, tekniska säkerhetslösningar, låsta utrymmen och loggövervakning säkerställer informationssäkerheten.

11. Den registrerades rätt till insyn

Patienten har rätt att ta del av uppgifter om sig själv samt logguppgifter. Granskningen är kostnadsfri en gång per år.

Logguppgifter i Kanta-systemet finns tillgängliga via tjänsten kanta.fi.

12. Rättelse, radering och begränsning av behandling en ja rajoittaminen

Felaktiga, onödiga eller föråldrade uppgifter rättas utan onödigt dröjsmål. Patienten har också rätt att begära begränsning av behandlingen i vissa situationer.

13. Rättelse av anteckningar och patientombud

Rättelser görs så att de ursprungliga anteckningarna fortfarande är läsbara. Vederbörliga anteckningar om rättelserna görs i patienthandlingarna.
Kontaktuppgifter till patientombud finns på välfärdsområdenas webbplatser.

Från och med 1.1.2024 har verksamheten organiserats helt som en offentlig tjänst.

14. Den registrerades rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Patienten har rätt att lämna in ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet om Ovumia inte har följt tillämplig dataskyddslagstiftning.