Kansainvälinen hallintokoordinaattori / johdon assistentti

Kansainvälinen hallintokoordinaattori / johdon assistentti 

 
Haluatko työskennellä merkityksellisessä roolissa Pohjois-Euroopan johtavassa hedelmöityshoitojen ketjussa? Etsimme nyt Ovumia Groupille dynaamista ja kokenutta hallintokoordinaattoria tukemaan johtoa ja varmistamaan hallinnollisten prosessiemme sujuvuuden kansainvälisessä toimintaympäristössä. Nopeasti kasvava Ovumia Group on hedelmöityshoitojen edelläkävijä, joka on tunnettu edistyksellisestä tutkimustyöstään ja korkeista onnistumisprosenteistaan. Olemme auttaneet maailmaan jo yli 16 000 vauvaa. Meillä pääset osaksi yli 250 huippuammattilaisen työyhteisöä, jonka missiona on auttaa ihmisiä saavuttamaan unelmansa vanhemmuudesta. Toimimme Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Ukrainassa ja olemme itsenäinen osa Euroopan suurinta hedelmöityshoitojen klinikkakonsernia FutureLife Groupia.
 
Tehtävän kuvaus
Hallintokoordinaattorina olet avainroolissa Ovumian päivittäisessä hallinnossa ja johdon tukemisessa. Työsi on monipuolinen yhdistelmä tarkkuutta vaativaa sihteerityötä, operatiivista projektinhallintaa sekä johdon assistenttitehtäviä. Toimit tiiviissä yhteistyössä toimitusjohtajan (CEO) kanssa ja olet tärkeä linkki eri sidosryhmien välillä.

Keskeiset työtehtäväsi:

• Johtoryhmän sihteerin rooli: Kokousten valmistelu, esityslistojen laadinta ja päätösten seuranta.
• Projektinhallinta: Avustaminen strategisesti tärkeissä operatiivisissa tehtävissä yhdessä toimitusjohtajan kanssa.
• Tytäryhtiöiden hallitusten ja yhtiökokousten tuki: Pöytäkirjojen laatiminen ja virallisten asiakirjojen hallinta.
• Johdon assistentin tehtävät: Toimitusjohtajan juoksevien asioiden hoito, yhtiöiden sisäisten merkittävien tapahtumien järjestäminen.
• Henkilöstöhallinnon tuki: Työsopimusten ja niiden liitteiden valmistelu sekä muut yleishallinnolliset tehtävät.

 
Mitä odotamme sinulta?
Etsimämme henkilö on oma-aloitteinen, organisoitunut, ennakointikykyinen ja viihtyy nopeatempoisessa ja kansainvälisessä ympäristössä. Sinulla on kyky pitää monet langat käsissäsi samanaikaisesti, etkä hätkähdä muuttuvia tilanteita.

• Soveltuva korkeakoulututkinto ja vahva näyttö (5+ vuotta) työn kuvausta vastaavista tehtävistä (Executive Assistant / Management Assistant).
• Erinomainen suomen ja englannin kielen taito (kirjallinen ja suullinen), muu kielitaito kuten ruotsi, viro tai espanja katsotaan eduksi.
• Hallinnollinen prosessiosaaminen: kokemusta pöytäkirjaamisesta, kokousten hallinto, matkajärjestelyt ja raportointi.
• Syvällinen osaaminen MS Office -työkaluista, kokemus projektinhallintatyökaluista ja kokemus tekoälyn soveltamisesta katsotaan eduksi.
• Huolellinen, hienotunteinen, aktiivinen, joustava ja järjestelmällinen työote – käsittelet luottamuksellista tietoa päivittäin.
• Sinulla on hyvät sosiaaliset- ja viestintätaidot
• Olet tarvittaessa valmis matkustamaan.

 
Työ on täysiaikaista. Työ on aluksi määräaikainen perhevapaan sijaisuus 31.12.2027 asti. Työsuhteen vakinaistamisesta on mahdollisuus neuvotella ennen sijaisuuden päättymistä. Työskentelet joko Tampereella tai Helsingissä. Lähityötä on 2-4 pvä/vko.
 
Kiinnostuitko?

Lähetä hakemuksesi ja ansioluettelosi palkkatoiveineen osoitteeseen hakemukset@ovumia.fi otsikolla Hallintokoordinaattori viimeistään 6.4.2026. Aloitamme haastattelut jo hakuaikana, joten toimi nopeasti!

Lisätietoja tehtävästä antaa Pekka Sillanaukee, CEO, whatsapp +358 40 8331313, maaliskuussa ti-to klo 16-17.